Um die WEG-Hausverwaltung wechseln zu können, bedarf es keiner Begründung: „Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden. Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung“ (§ 26 Abs. 3 S. 1 WEG). Bei einer Beendigung der Zusammenarbeit ist demnach zwischen dem Verwalter als Organ der WEG (Abberufung) und dem Verwalter als Geschäftsführer der WEG (Kündigung des Verwaltungsvertrags) zu unterscheiden. Mit dem gelungenen Wechsel der Verwaltung setzten wir uns im Folgenden auseinander.
Wie wechselt eine WEG die Hausverwaltung?
1. Warum: Rationale und wahrgenommenes Risiko beim Verwalterwechsel
Es kann vorkommen, dass die bisherige Verwaltung das Angebot anpasst und keine WEG-Verwaltung mehr vornimmt oder der Verwalter in den Ruhestand geht. In diesem Fall ist der Wechsel am einfachsten. Dann braucht die WEG nur über das Angebot einer neuen Verwaltung zu beschließen, um mit dieser das Management des Objekts fortzusetzen.
Häufig bestehen allerdings Unzufriedenheiten mit der Zuverlässigkeit, Reaktionsschnelligkeit oder Umsetzungsstärke der bestehenden Verwaltung, was zum Wunsch nach einer neuen Verwaltung führt. Oft bleibt es trotz Unzufriedenheit bei der bestehenden Verwaltung. Das liegt z.T. am wahrgenommenen Risiko eines Verwaltungswechsels. Dabei ist der Wechsel einer Verwaltung weitaus weniger riskant als angenommen:
Die WEG-Konten können einfach weitergeführt werden.
Die meisten Versorger und deren Verträge sind unabhängig von der Verwaltung.
Die Jahresabrechnung des vorherigen Jahres ist i.d.R. noch von der bestehenden Verwaltung vorzunehmen.
Die Unterlagen müssen übergeben werden bzw. liegen häufig bereits digital vor.
Insofern können wir Eigentümergemeinschaften, die mit ihrer aktuellen Verwaltung unzufrieden sind, nur ermuntern uns zu kontaktieren und einen Wechsel einzuleiten. Die Risiken sind häufig weitaus geringer ausgeprägt als angenommen. Die Chancen mit einem neuen Partner die Verwaltung auf eine besser Grundlage zu stellen, überwiegen oft deutlich.
Auch nach Ende des Vertrags muss die bisherige Verwaltung alle relevanten Unterlagen, Informationen und das Vermögen der GdWE (z. B. Rücklagenkonten) ohne schuldhafte Verzögerung übergeben und ausstehende Abrechnungen erstellen, sofern sie während ihrer Amtszeit fällig wurden. Die Konten können auf Basis der Beschlüsse auch von der neuen Verwaltung eingezogen werden, falls die abberufene Verwaltung untätig bleibt. Sofern kein Jahresabschluss mehr erstellt wird, kann es auch nötig sein, die finale Jahresabrechnung von der neuen Verwaltung erstellen zu lassen. Die dabei entstehenden Kosten hat die alte Verwaltung zu tragen. Die Deckung kommt ggf. von der Haftpflichtversicherung der Verwaltung, die gesetzlich vorgeschrieben ist.
2. Wann: Bestellungszeitraum und Vertragsfristen des bisherigen Verwalters
Bevor Sie planen die Hausverwaltung zu wechseln, sollten der bisherige Verwaltervertrag nach Fristen und Laufzeit sowie die Bestellungsbeschlüsse nach Zeiträumen durchgesehen werden. Folgende Situationen können vorliegen:
Fall: Die Bestellung der Verwaltung endet zum aktuellen Jahr, der Verwaltungsvertrag ebenfalls.
Fall: Bestellung und Vertrag der Verwaltung enden (noch) nicht Ende des laufenden Jahres.
Der erste Fall ist die einfachste Situation für den Wechsel einer Verwaltung. Es bedarf keiner Kündigung oder Abbestellung. In der Eigentümerversammlung zum Abschluss des aktuellen Jahres kann eine neue Verwaltung bestellt und mit dieser ein neuer Vertrag geschlossen werden. Damit eine neue Verwaltung bestellt werden kann, sollte frühzeitig mit der Planung und Kontaktaufnahme begonnen werden. Ist die ETV zum Jahresabschuss beispielsweise Anfang November geplant, würde der Zeitablauf wie folgt aussehen:
Da die bestehende Verwaltung i.d.R. die ETV einberufen und leiten wird, sollte diese über die entsprechende Gestaltung des Punkts („Bestellung einer Verwaltung“) auf der Tagesordnung zum passenden Zeitpunkt informiert werden. In diesem Beispiel wäre das Mitte September bis Anfang Oktober, kurz bevor die aktuelle Verwaltung den Versand der Einladung zur ETV (Anfang Oktober) vornehmen wird. Es hängt demnach hauptsächlich vom Zeitpunkt des Versands der ETV-Einladung ab, wann die bestehende Verwaltung informiert werden sollte. Idealerweise sendet der Beirat an alle Eigentümer den Vertragsvorschlag der neuen Verwaltung, so dass die bestehende Verwaltung einfach nur den Namen bei der Wahl der neuen Verwaltung benennen muss.
Im zweiten Fall soll der ursprünglich vorgesehene Zeitraum mit der aktuellen Verwaltung nicht mehr vollständig ausgefüllt werden. Dann kommt es auf die Klauseln des Verwaltungsvertrags an:
Der Verwaltungsvertrag endet mit dem Bestellungszeitraum: Das ist die einfachste Situation. In diesem Fall reicht ein Beschluss zur Abberufung und Neubestellung einer anderen Verwaltung. Der Verwaltungsvertrag endet dann automatisch.
Die meisten Verträge sehen hingegen ordentliche Kündigungsmöglichkeiten mit einer Frist von drei bis sechs Monaten vor. In diesem Fall sollte die Vertragskündigung und die Abberufung zeitlich synchronisiert werden, so dass der Vertrag nicht viel länger als der Bestellungszeitraum läuft. Wir beraten Sie hierzu gerne.
Enthält der Vertrag keine Bestimmungen zu Kündigungsfristen, greifen die gesetzlichen Vorgaben. Hier endet der Vertrag spätestens sechs Monate nach einer Abberufung. Bei einer Beendigung der Zusammenarbeit ohne wichtigen Grund wäre die GdWE also zur nachlaufenden Zahlung der Verwaltungsvergütung für sechs weitere Monate verpflichtet.
In der Praxis kommen reguläre Kündigungen selten vor. Vielmehr stellen sich in der Zusammenarbeit Schwierigkeiten ein, so dass eine Verlängerung von Vertrag und Bestellung nicht zu Stande kommen. Bisweilen kommt es auch zu Pflichtverletzungen durch den Verwalter, die ggf. auch zu einer außerordentlichen vorzeitigen Kündigung des Verwaltungsvertrags nach § 626 BGB berechtigen. Dann wäre auch die nachlaufende Entlohnung nicht mehr zu erbringen. Eine solche Kündigung muss innerhalb von zwei Wochen nach Kenntnis des Kündigungsgrundes ausgesprochen werden. Voraussetzung ist allerdings, dass die Eigentümergemeinschaft zuvor einen entsprechenden Beschluss gefasst hat. Hierzu im Folgenden mehr.
3. Wie: Beschlüsse zum Wechsel der Verwaltung
Die Einladung zur ETV muss über die zu treffenden Beschlüsse informieren und den Beschluss zur „Bestellung einer Verwaltung“ (erster Fall bei regulärem Ende von Vertrag und Bestellung) bzw. zum „Verwalterwechsel“ (zweiter Fall bei vorzeitiger Kündigung und Abberufung) als Punkt auf der Tagesordnung ausweisen. Dies gibt allen Eigentümern die nötige Zeit, sich über diese wichtige Entscheidung ausreichend Gedanken zu machen.
Im ersten Fall wird einfach eine neue Verwaltung bestellt und die Betreuung der GdWE von dieser weitergeführt. Hierzu bedarf es:
des Beschlusses über die Bestellung der neuen Hausverwaltung,
der Zustimmung zum neuen Verwaltervertrag und
der Bevollmächtigung zur Unterzeichnung des neuen Vertrags durch einen oder zwei Eigentümer der GdWE.
Im zweiten Fall (Verwalterwechsel) soll der Vertrag bzw. die Bestellung frühzeitiger als vorgesehen beendet werden.
Sofern eine schwere Pflichtverletzung die Ursache ist, sollte eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen werden. Aufgrund der Dringlichkeit und der Frist von zwei Wochen für eine Kündigung, kann die außerordentliche ETV kurzfristig einberufen werden. Die GdWE ist in diesem Fall nicht an die üblichen Frist von drei Wochen gebunden. Die Einberufung ist in Textform zu begründen und die Zustimmung von mehr als einem Viertel der Eigentümer einzuholen (§ 24 Abs. 2 WEG). Der Verwalter selbst kann die Einberufung nicht ablehnen. „[W]eigert er [der Verwalter] sich pflichtwidrig, die Versammlung der Wohnungseigentümer einzuberufen, so kann die Versammlung auch durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer einberufen werden“ (§ 24 Abs. 3 WEG).
Um Klarheit zu schaffen und Verzögerungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, Abberufung und außerordentliche Kündigung des Verwaltungsvertrags in einem Schritt auf derselben Eigentümerversammlung zu beschließen. Idealerweise liegt bereits zu diesem Zeitpunkt das Angebot einer neuen Verwaltung vor, die in der gleichen Versammlung bestellt werden kann. Vorgelagert zu den o.g. Bestellungsbeschlüssen sind die Beschlüsse zur Beendigung der Zusammenarbeit mit der aktuellen Verwaltung:
Einen Beschluss zur Abberufung der bisherigen Hausverwaltung und Zeitpunkt der Abberufung sowie
einen Beschluss zur Kündigung des bestehenden Verwaltervertrags (sofern noch nicht erfolgt).
Abberufung und Kündigung sowie Neubestellung setzen jeweils einfache Mehrheiten, also mehr als 50% der Stimmen, voraus. Sehen sich Eigentümer außer Stande, persönlich an der Versammlung teilzunehmen, sollten Sie in diesem Fall nicht den Verwalter, sondern eine/n Miteigentümer/in durch schriftliche Vollmacht dazu berechtigen, an ihrer Stelle abzustimmen, sodass ihre Stimme ebenfalls zählt. Diese Vollmacht muss in Textform vorliegen, kann also auch per E-Mail erfolgen. Mehr dazu in diesem Beitrag.
In jedem Fall gilt: Die Abwicklung sollte im Sinne der GdWE möglichst reibungslos ablaufen. Gerne stehen wir für ein frühzeitiges Beratungsgespräch bereit. Nach unserer Erfahrung sind die Risiken bei einem Verwaltungswechsel oft viel geringer als angenommen und die Zufriedenheit durch eine professionelle neue Betreuung steigt deutlich.
Disclaimer
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