§ 23 Abs. 3 WEG ermöglicht die Beschlussfassung außerhalb von Eigentümerversammlungen: „Auch ohne Versammlung ist ein Beschluss gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung zu diesem Beschluss in Textform erklären. Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt.“ Ein solcher Beschluss ist ein sog. „Umlaufbeschluss“, der ohne die Einberufung einer Eigentümerversammlung gefasst wird – also „per Umlauf“. Statt in einer Versammlung wird der Vorschlag den Eigentümern z.B. per E-Mail oder über ein Online-Tool zugesendet, so dass diese ihre Stimmen in Textform oder elektronisch abgeben können.
Umlaufbeschlüsse: Weshalb sollte und wie kann außerhalb der Eigentümerversammlung beschlossen werden?
1. Warum sollten Umlaufbeschlüsse gefasst werden?
Umlaufbeschlüsse sind eine praktische Ergänzung zur sonstigen Beschlussfassung und bedeuten Flexibilität. Die wichtigsten Vorteile sind:
Zeit- und Kostenersparnis: Der Aufwand für eine zusätzliche bzw. gesonderte ETV entfällt.
Schnelligkeit: Die Beschlussfassung kann rasch durchgeführt und verkündet werden - vor allem wenn Fristen im Spiel sind.
Flexibilität: Sofern in der ETV keine Entscheidung gefällt werden soll oder kann, bietet sich häufig ein Umlaufbeschluss im Nachgang an.
Umlaufbeschlüsse eignen sich allerdings weniger für komplexe Beschlüsse, sondern vor allem für eindeutige, unstrittige oder zeitnah stattfindende Angelegenheiten. Bei kontroversen oder erklärungsbedürftigen Themen ist eine Eigentümerversammlung i.d.R. der bessere Ort, weil Fragen sofort besprochen und Argumente ausgetauscht werden können.
2. Wie wird beschlossen?
Zunächst fasst die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) in einer Eigentümerversammlung einen Grundsatzbeschluss. Darin wird festgelegt, dass zu einem späteren Zeitpunkt und unabhängig von einer ETV ein Umlaufverfahren zu einem bestimmten Thema – fallweise mit einfacher Mehrheit – durchgeführt werden kann.
Ohne den Zusatz zur einfachen Mehrheit gilt für Umlaufverfahren die Allstimmigkeit (siehe z.B. AG München, Urteil vom 2. Oktober 2023, Az. 1291 C 650/23 WEG): Alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer müssen zustimmen. Schon eine einzige Enthaltung oder Gegenstimme würde zum Scheitern des Beschlusses führen, was dann eine Eigentümerversammlung erforderlich machen würde, in der das Allstimmigkeitsprinzip nicht gilt.
Um diese Hürde zu vermeiden, wird i.d.R. ein sogenannter Absenkungsbeschluss integriert. Damit wird bestimmt, dass im späteren Umlaufverfahren nicht Einstimmigkeit, sondern einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Beispiel: Steht eine Sonderumlage an, deren genaue Höhe oder Grundlage noch nicht geklärt ist, kann die GdWE beschließen, dass nach Vorliegen aller notwendigen Informationen im Umlaufverfahren mit einfacher Mehrheit abgegebener Stimmen zu einem späteren Zeitpunkt entschieden wird (§ 23 Abs. 3 WEG).
Das Umlaufverfahren selbst ist recht unkompliziert gestaltet. Eingeleitet werden kann der Prozess durch Aufforderung an alle Eigentümer zu Stimmabgabe per Textform. Dementsprechend können alle gängigen Kommunikationsmittel zur Abstimmung genutzt werden (E-Mail, SMS, Chat-Nachricht, Post etc.). Die Verwaltung sendet den Beschlusstext und setzt eine Frist zur Stimmabgabe. Die Länge der Frist hängt von den Umständen ab:
Umfang und Komplexität des Themas,
Dringlichkeit der Entscheidung sowie
gewählte Übermittlungswege (alle per E-Mail oder Post nötig?).
Bei einer einfachen und in der ETV bereits vorbesprochenen Entscheidung sind 2 Wochen i.d.R. ausreichend. Nach Ablauf der Frist werden die eingegangenen Stimmen ausgezählt und das Ergebnis durch Benachrichtigung an alle Eigentümer festgestellt.
3. Muster eines Umlaufbeschlusses
Um die einfache Mehrheit für ein Umlaufverfahren zu beschließen, könnte ein Beschluss für eine Eigentümerversammlung wie folgt lauten:
Wir beschließen, dass THEMA im Umlaufverfahren der Mehrheit abgegebener Stimmen (§ 23 Abs. 3 WEG) beschlossen werden kann. Wir beauftragen den Verwalter mit der Koordination und Durchführung der Abstimmung, sobald BEDINGUNG geklärt ist.
Ein Beispiel für den darauf aufbauenden Umlaufbeschluss ist dann:
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Liebe Miteigentümer/innen,
wie in unserer ETV am DATUM unter BESCHLUSS-NR beschlossen, soll über das THEMA in einen Umlaufbeschluss wie folgt abgestimmt werden.
BESCHLUSSTEXT
Fallweise: Zur näheren Beschreibung verweisen wir auf die beigefügten Unterlagen.
Wir würden Sie um Ihre Zustimmung zu dem o.g. Beschluss bis zum DATUM über die folgende Schaltfläche bitten:
Falls Sie sich enthalten oder nicht zustimmen wollen, wären es diese beiden Schaltflächen:
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